ÉPISODE 38 – Office Manager, Thomas Duhamel

Épisode 38 : Thomas Duhamel, Office Manager chez Batch. 

Dans cet épisode, nous sommes heureux de recevoir Thomas Duhamel, Office Manager chez Batch. Il est avec nous aujourd’hui, après ses longs voyages, pour nous parler de son métier dans cette start-up digitale afin de pouvoir nous éclaircir sur ce métier d’Office Manager.

Merci à Thomas, pour sa participation et nous espérons que l’écoute vous plaira ! Si vous aimez l’épisode, mettez-nous 5 petites ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ pour nous encourager.

Vous travaillez dans le digital et vous souhaitez faire connaître votre métier, partagez votre expérience ? 

N’hésitez pas à nous contacter pour nous proposer votre profil pour une prochaine interview en nous contactant via l’adresse legagnepain @gmail.com

La retranscription de l’épisode 38 :

Majdeline
Bonjour Thomas.

Thomas
Bonjour Majdeline.

Majdeline
Merci Thomas d’avoir accepté l’invitation du Gagne-Pain. Thomas, tu es Office Manager chez Batch. C’est un métier central au sein d’une entreprise. On va avoir l’occasion d’y revenir en détail. Mais avant cela, est ce que tu peux te décrire en quelques mots ?

Thomas
J’ai 31 ans et j’ai grandi dans le Val d’Oise. Une grande partie de ma famille est Picarde et j’ai passé mon bac en 2009. Alors j’ai un parcours scolaire qui est finalement assez atypique puisqu’après un bac S, j’ai fait un DUT en techniques de commercialisation. C’ est pendant ce DUT en alternance que j’ai eu l’occasion de partir en Afrique du Sud, en école d’anglais. Lors de l’offre de ce voyage, je me suis rendu compte qu’on avait la chance d’avoir un département dans l’océan Indien, la Réunion. Donc, une année après, me voici parti à la Réunion pour faire une licence de biologie et géosciences. Et inutile de préciser que je ne me suis pas vraiment très investi dans cette licence.

Majdeline
C’était une bonne expérience ?

Thomas
C’était humainement assez incroyable. Enfin, la Réunion porte très très bien son nom. Je pense que humainement, j’ai beaucoup grandi parce qu’il y a une véritable diversité et une vraie gentillesse humaine. Et j’en suis sorti très grandi. Donc finalement, dans un sens, la mission a été extrêmement positive.

Majdeline
Génial ! Tu es actuellement chez Batch. Est ce que tu peux nous en dire un peu plus sur cette entreprise ?

Thomas
Bien sûr Batch c’est une start-up. D’ailleurs, je pense qu’on peut même parler de scale-up vu l’hyper croissance. Aujourd’hui, on est déjà un peu plus de 100 chez Batch. Et donc concrètement, Batch, c’est une entreprise française dont le siège est basé à Paris et nous équipons les directions marketing Sarenza, La Redoute… pour n’en citer que quelques unes, avec une plateforme technologique qui leur permet de communiquer avec leurs clients via des canaux comme le push sur mobile. Donc vous recevez sur sur votre smartphone le push et bientôt vos emails. Et en valeur, concrètement, ce qu’on va apporter à nos clients à travers cette plateforme, ça va être plus de business, une meilleure expérience pour leurs propres clients, une meilleure expérience utilisateur pour eux les marketers. Et j’ai intégré Bash fin février, cela fait donc un peu plus de six mois que j’occupe les fonctions d’Office Manager.

Majdeline
Super, concrètement, qu’est ce que tu fais au quotidien en tant qu’Office Manager ?

Thomas
Alors je vais m’occuper de trois axes Principalement. Ça va être la mise en place et l’accompagnement des nouveaux Batchers, en collaboration étroite bien sûr avec avec les RH. La gestion des services généraux, ce qu’on peut appeler le facility management (les services généraux), c’est à dire le sourcing, le pilotage des prestataires, l’amélioration du cadre de travail et le bon fonctionnement de notre bureau. Et tout cela en veillant, et ça c’est un peu notre credo chez Batch, à ce que l’expérience collaborateur soit vraiment la plus agréable possible. Et j’essaie constamment d’améliorer ce parcours collaborateur jour après jour.

Majdeline
Le Onboarding, c’est la formation ?

Thomas
Tout à fait. Chez Chez Batch, on a un Onboarding qui finalement va accompagner le nouveau collaborateur pendant près de trois à quatre semaines. Ce qui permet vraiment d’accueillir le futur Batcheur dans les meilleures conditions. Et donc, le troisième axe, et pas des moindres, c’est l’organisation des événements Corporate, c’est à dire internes. Donc les séminaires, que ce soit les séminaires d’équipe, les séminaires groupe, pour l’ensemble des collaborateurs de Batch, ou encore des événements, un peu plus ponctuels, comme la soirée de Noël ou de Pâques.

Majdeline
Thomas, petite question autour du digital. Quels sont les outils qui t’aident au quotidien dans ton poste d’Office Manager et quelle est l’évolution que tu as constatée dans la digitalisation de ce poste ?

Thomas
Alors concrètement, chez Batch, déjà en termes de communication, on utilise en interne énormément Slack. Ce qui va nous permettre d’être extrêmement réactif. De pouvoir constamment communiquer les uns avec les autres tout en évitant de se déranger, tout en conservant l’envoi de mail, pour des sujets un peu plus sérieux et formels via la suite Gmail. Ensuite Notion, un outil qui permet vraiment une mise en forme d’un ensemble d’informations. Aujourd’hui c’est un peu notre notre know how (savoir-faire), notre base de données. Finalement, quel que soit l’équipement, tout le monde chez Batch va utiliser Notion. Ça permet vraiment de structurer toute l’information qu’on va avoir en tant qu’équipe. Que ce soit, en tant que manager, de pouvoir permettre l’accès à l’information rapidement des autres collaborateurs. Et partager des informations avec d’autres équipes. Il y a quelque chose d’assez transverse qui est extrêmement intéressant. Et enfin, je pourrais parler de Declic, qui est notre prestataire d’infogérance, qui permet la gestion de notre matériel informatique. Chez Batch, tous les collaborateurs ont un Mac, donc ça fait plus d’une centaine d’équipements à suivre. Il y a encore cinq ans, je pense qu’on aurait travaillé avec un Excel. Il aurait fallu absolument tout retranscrire. Aujourd’hui, tout est fait directement par le prestataire. Et même chez Archery, mon job précédent, on avait un prestataire d’infogérance mais qui avait une solution qui n’était pas encore tout à fait développée. Et j’ai vraiment vu la différence en arrivant en arrivant chez Batch.

Majdeline
Merci Thomas. Quelles sont les trois principales compétences que tu as identifiées qui sont requises pour ce job ?

Thomas
Il y a encore une fois, il y a autant de postes d’Office Manager que d’entreprises. Mais c’est vrai qu’à titre personnel, je pense que les trois compétences importantes pour mon poste est d’avoir une gestion du stress. Qui permet justement de garder une forme de disponibilité intellectuelle tout en ayant une To Do List assez remplie. De pouvoir répondre aux impératifs ou aux sollicitations des collaborateurs, et cela dans les meilleures conditions. Et finalement, c’est assez lié à un côté multitâche. Parce que j’ai énormément de projets transverses qui ne sont pas forcément corrélés les uns avec les autres. Et donc, il faut être capable de suivre ces différents sujets simultanément. Et je dirais enfin qu’il faut savoir faire preuve de diplomatie. C’est que dans le poste d’Office Manager, il y a la partie organisation d’événements. Je dirais qu’il y a quelque chose que beaucoup de collaborateurs considèrent comme étant cool. Donc les événements, la partie catering (traiteur), c’est à dire les différents snacks qu’on va avoir au bureau. Et donc, à chaque fois, il va y avoir un collaborateur qui va penser avoir la super idée pour tel événement. Tel lieu ou telle solution de recyclage, et il faut être capable d’expliquer pourquoi cette mise ne serait pas forcément possible. Puisqu’on a une vision plus globale que le collaborateur sur la situation et donc d’être capable d’expliquer pourquoi la solution n’est pas forcément si adaptée… Au niveau de ce que j’aime le moins en terme de tâches, je dirais que c’est un peu les tâches d’exécution. Typiquement, rentrer l’ensemble des factures fournisseurs qu’on peut avoir sur un Excel. Ce n’est pas la raison pour laquelle je me lève le matin. Ceci étant dit, ça reste extrêmement important, notamment pour la définition de nos budgets. Pouvoir identifier les postes de dépenses et donc optimiser le département de management.

Majdeline
Quelle a été ta plus grande surprise dans ce métier ?

Thomas
Ça a été la chance d’être un contact privilégié avec notamment les intervenants qu’on va faire intervenir en séminaire. Pour la petite anecdote le premier séminaire que j’ai organisé, j’ai eu la chance d’avoir une réunion téléphonique avec Virginie Guyot qui est la première femme à diriger la Patrouille de France. Finalement, on a fait intervenir Bernard Laporte sur un séminaire. Lorsqu’il est arrivé sur le lieu, je suis resté avec lui une bonne demi heure, le temps que ce soit vraiment son moment pour entrer dans la salle… C’était, une surprise pour l’ensemble des collaborateurs, donc un vrai régal. Et là, plus récemment, chez Batch, le fait de pouvoir rencontrer Benjamin Kayser, un grand grand rugbyman français.

Majdeline
Donc il faut avoir aussi dans les compétences de garder un secret ?

Thomas
Oui, et je dirais que c’est limite quand on s’occupe de la partie événementielle. C’est vraiment une pierre angulaire parce que les collaborateurs essaie toujours de savoir ce qu’on organise. Surtout, comme chez Batch, on va avoir une moyenne d’âge assez jeune. Et donc des collaborateurs extrêmement curieux et friand de ces événements…

Majdeline
Quelle est ta journée type en tant que Office Manager ?

Thomas
Alors à titre personnel, comme il y a une forte dimension services généraux et événementiel. Il va y avoir le traitement de mes mails, la prise en compte des factures fournisseurs, la gestion des projets en cours. Donc ce que j’appellerai un petit peu le run, la gestion des affaires courantes. Également, des impondérables dont je parlais tout à l’heure. Répondre aux différentes questions des collaborateurs et préparer les onboarding, donc l’arrivée des nouveaux collaborateurs. Quelquefois ça arrive, ce qu’on appelle des Offboarding, le départ des collaborateurs. Par contre, je pense qu’il est assez important de préciser qu’il n’y a pas vraiment de journée type. Chaque journée est très différente. Encore une fois parce qu’il y a une dimension quotidienne et d’impondérables. Quand je dis impondérables, il n’y a rien de négatif. C’est vraiment ce côté soudain qui fait que une journée ne ressemble pas forcément à la suivante et pas forcément la précédente non plus.

Majdeline
Et c’est ce qui te plaît dans ce poste ?

Thomas
Bien sûr, c’est vraiment ce que j’aime beaucoup sur ce poste.

Majdeline
On est régulièrement interrogé sur l’utilisation de l’anglais dans le travail. On sait que c’est devenu hyper important. Pour le poste d’office manager, est ce que l’anglais est primordial ?

Thomas
Alors je dirais, au delà du poste d’Office manager, je pense qu’en 2022, globalement, l’anglais professionnel est extrêmement important. C’est une véritable valeur ajoutée. Pour prendre un exemple très concret, chez Batch on s’internationalise. Aujourd’hui en ayant un anglais professionnel, je vais pouvoir être en mesure d’accompagner l’équipe en charge de l’Allemagne dans l’organisation de leur salon. Éventuellement de leurs déplacements et, et qui sait, peut être un jour participer à l’ouverture de l’un de nos bureaux européens? Ce qui est évidemment me ferait plaisir. C’est le genre de projet que j’aime énormément. Et finalement, au delà de ce cas particulier de très joli poste d’office manager se retrouve dans des postes de cabinet avec une dimension internationale. Que ce soit des cabinets d’avocats, des cabinets, des cabinets de conseil, des fonds d’investissement, des start up ou des Scale-Up comme Batch et des PME qui s’internationalisent… Donc oui pour moi aujourd’hui, surtout si on veut avoir une carrière qui évolue l’anglais est un must have.

Majdeline
Est ce qu’il y a une bonne formation pour faire ce métier ?

Thomas
Alors c’est une excellente question. Aujourd’hui, je dirais que de façon un peu classique, effectivement, si on veut devenir office manager, c’est à dire avec cette dimension notamment services généraux un DUT ou une licence en Gestion et Administration des Entreprises (GEA) peut être un très bon début. Par contre, ce que j’observe sur sur le marché et au niveau de mon réseau sur LinkedIn, c’est qu’une très grande partie des Office Manager n’ont pas du tout une formation spécifique à l’Office Management. Ils n’ont pas fait des études en vue d’être Office Manager. Mais c’est plutôt une forme de reconversion ou une évolution de parcours. Et donc finalement beaucoup de self-made man. Finalement et personnellement, je fais partie de la seconde catégorie.

Majdeline
Et toi, est ce que tu continues à te former régulièrement ?

Thomas
Bien sûr, et je pense que c’est extrêmement important. Pourquoi ? Parce que les sujets d’Office Management aujourd’hui sont de plus en plus centraux dans dans la vie de l’entreprise. Dans le sens où on va participer à des sujets qui ont trait à la marque employeur à la responsabilité sociale (RSE). On a une dimension d’achat qui est assez forte également et donc il faut être en mesure d’appréhender constamment cet environnement mouvant. Et par exemple, de mon côté, les deux dernières formations que j’ai suivi en tant qu’Office Manager ont été, d’une part, une formation sur la négociation, notamment pour cette partie achat et d’autre part, une formation sur comment faire une charte RSE. Donc la responsabilité sociale et économique de l’entreprise…

Majdeline
OK, Thomas, est ce qu’il y a un mode de vie type pour un Office Manager ?

Thomas
Bien sûr, sur cet aspect professionnel, de mon côté, en tant qu’Officier Manager, j’ai toujours été cadre, ce qui fait que c’est une chance de profiter d’une forme de liberté dans l’organisation de mon temps de travail. Une vraie flexibilité. Et c’est d’autant plus le cas chez Batch, puisque c’est aussi le propre, l’essence de batch, que d’apporter cette agilité au quotidien, de laisser cette flexibilité auprès de ses collaborateurs. Par ailleurs, c’est vrai que ce qui m’a beaucoup plu chez Batch, c’est ce côté un peu nomade. Puisqu’on a un second bureau à Lyon avec toutes nos équipes tech et un bureau sur lequel je me rends au moins une fois par mois. Dana, qui nous a rejoint début juillet pour m’épauler est basée à Lyon. Mais j’ai continué à conserver ce rythme, d’ailleurs, Dana vient régulièrement à Paris. C’est quelque chose d’assez agréable. Et concernant, le télétravail, c’est vrai qu’il y a une forte évolution ces dernières années. Et donc chez Batch, je jouis d’une grande liberté à ce sujet. Cependant, j’aime beaucoup être au bureau. Je dois plutôt être sur une moyenne d’une à deux journées de télétravail par mois. En général, la veille de mes déplacements pour pouvoir justement m’organiser de manière beaucoup plus confortable et pouvoir justement préparer préparer mon aller retour sur Lyon par exemple. Et je pense d’ailleurs qu’en tant qu’Office Manager, cette dimension et ce contact humain est extrêmement important. Encore une fois, je pourrais être 1 à 2 journées de télétravail par semaine chez Batch. Aujourd’hui, c’est mon choix que de venir au bureau. J’aime particulièrement y venir le vendredi parce qu’on est très peu au bureau. Ça permet de créer du lien, d’avoir un peu plus de temps, ce que l’on n’a pas forcément la semaine. Et enfin, je dirais qu’en tant qu’Office Manager, on rencontre énormément de prestataires, que ce soit lors d’un événement ou d’un sourcing. Ce qui permet de constamment apprendre, de découvrir de nouveaux métiers et je dirais que c’est la dimension sociale. Il faut aimer les gens en tant qu’Office Manager et donc c’est extrêmement important.

Majdeline
Oui, j’imagine que c’est hyper important d’avoir ce côté humain pour ce poste. Que tu sois le point de contact de tous les collaborateurs. Est ce que tu aurais des conseils pour ceux qui nous écoutent et qui souhaiteraient se lancer dans ce métier ? Tu leur as donné envie, ils disent OK je vais postuler. Quels sont tes conseils ?

Thomas
Alors je pense que la première chose, de par le nombre de postes qui peuvent exister, c’est de faire le point sur ce qui nous plaît. Justement, cette dimension administrative ou plutôt cette dimension RH. Est ce que j’aime m’occuper de la gestion, de la paie, de la finance ? Est ce que j’aime cette dimension commerciale pour la négociation de contrat, par exemple ? L’organisation événementielle, la gestion de projet ? Pour savoir ce qu’on aime faire, ce qu’on veut faire et pour trouver les offres adaptées à votre profil.

Majdeline
Thomas Est ce qu’il y a peut être une anecdote qui était arrivée dans son travail et que tu souhaiterait partager avec nous ?

Thomas
Oui, bien sûr. Par exemple, avoir la police qui débarque au bureau parce que le managing partner du cabinet à appuyer plusieurs fois par inadvertance sur le « panic button ». Un bouton qui permet de contacter les secours en cas d’agression. Il ne s’en est absolument pas rendu compte et la police a débarquer. C’est le genre de situation qui clairement me fait marrer…

Majdeline
Et l’anecdote, ce serait aussi d’avoir un panic button ?

Majdeline
Finalement, ce n’est pas tant ce qui m’a surpris puisque sur les deux entreprises avant Batch, j’ai eu affaire à ce fameux panic button. Donc finalement, quand cette anecdote est arrivée, ça ne m’a pas particulièrement surpris…

Majdeline
Thomas, quelles évolutions envisages-tu pour ton poste ?

Thomas
C’est une excellente question. Je me questionne encore. Je viens d’avoir 31 ans et c’est vrai que je me demande si dans dix ans, je serai encore en entreprise. Dans ce cas, j’aimerais pouvoir gérer une équipe d’Office Managers. Encore une fois, je pense que la nécessité de pouvoir parler anglais, car ça arrive surtout dans un milieu international. Donc ca c’est dans l’hypothèse de rester en entreprise. Mais dans l’hypothèse d’un changement de voie, je me verrais bien devenir commerçant ou artisan. Mais je pense qu’il est encore trop tôt pour pour pouvoir me projeter sur ce sujet et je pense qu’on en reparlera peut être peut être dans dix ans ?

Majdeline
Avec grand plaisir. Thomas. Pour conclure Est ce que tu souhaiterais ajouter quelque chose pour ceux qui nous écoutent ?

Thomas
Alors oui, c’est peut être un peu bateau, mais comme pour d’autres métiers, il faut accepter de se tromper. Que ce soit sur le poste qu’on choisit qui ne correspond pas. Et donc il faut aussi savoir prendre la décision quelquefois de changer de poste. Et aussi, et ça fait un petit peu écho à la question sur le parcours professionnel, quelques fois de pouvoir changer de métier. Moi même, j’ai fait plusieurs métiers. Finalement, avant de m’épanouir complètement sur ce poste là, j’ai été assistant juridique, je suis passé par la réception, aussi guide dans une abbaye et maintenant Office Manager chez Batch.

Majdeline
Eh bien on te souhaite que le meilleur pour la suite.

Thomas
Merci beaucoup Majdeline.

Majdeline
Avec grand plaisir Thomas. À bientôt.

L’épisode 38 du Gagne-Pain, métier « Office Manager », est également disponible sur :